Бизнес 
30.10.2018

«Бешеные принтеры»: приволжские компании теряют сотни тысяч рублей в год на нецелевой печати

Согласно ряду независимых исследований вендоров, до 40% инсайдерской информации выносится за пределы компании именно на бумажных носителях

Даже небольшие предприятия могут понести огромные убытки по причине недостаточного контроля за работой офисных принтеров — к такому выводу пришли эксперты Softline, опросив потенциальных заказчиков в регионах и проанализировав использование оборудования для печати. Порядка 35% распечатываемых документов оказываются бесполезными для рабочего процесса. Нецелевые отпечатки и невостребованные документы в пересчете на каждого сотрудника несут работодателю более 12 тыс. рублей убытка в год.

Фото: Ирина Ерохина

ФИНАНСОВЫЙ СЕКТОР ОХОТНЕЕ ДРУГИХ ПРИНИМАЕТ НОВУЮ МОДЕЛЬ ПОТРЕБЛЕНИЯ УСЛУГ ПЕЧАТИ

Согласно предварительному аудиту инфраструктуры печати, который Softline проводит среди своих действующих и вероятных заказчиков в Приволжском федеральном округе, в месяц на каждого сотрудника коммерческих предприятий и государственных организаций, имеющего доступ к принтеру со своего рабочего места, приходится порядка 1 тыс. отпечатков. При этом рабочей необходимостью обусловлено появление лишь 65% от общего числа оттисков. В остальные 35% входят отпечатки, не имеющие отношения к рабочим задачам сотрудников (это примерно 20% от 1 тыс. среднестатистических отпечатков в месяц), а также невостребованные документы, которые напечатаны, но остаются лежать в приемном лотке принтера или сразу же отправляются в корзину для бумаг (еще 15%).

Стоимость одного оттиска, состоящая из затрат на оборудование, его ремонт и обслуживание, расходные материалы и прочее – минимум 3 рубля. А значит, потери компании от нецелевого использования печатного оборудования на каждого сотрудника в месяц составляют более 1 тыс. рублей, или более 12 тыс. рублей в год. Таким образом, даже небольшая компания, число сотрудников в которой условно составляет 100 человек, а принтером активно пользуется четверть из них, в год теряет сотни тысяч рублей. Чем значительнее численность коллектива и чем больше документооборот, тем выше потери.

Немалые издержки работодатель несет, когда офисные сотрудники самостоятельно занимаются исправлением мелких неполадок – устранением заторов бумаги, пополнением запасов расходных материалов в устройстве, перезагрузкой устройств из-за сбоев. Один такой эпизод занимает в среднем три минуты, при этом проблемным оказывается в среднем каждый десятый эпизод печати, таким образом, если за месяц сотрудники отправляли документы в печать тысячу раз, то число подобных эпизодов дойдет до ста, и потери работодателя при средней цене часа работы сотрудников в 200 рублей (с учетом налогов) составят 1 тыс. рублей в месяц, или 12 тыс. рублей в год. Опять же – чем больше у вас сотрудников и чем чаще они пользуются принтером, тем выше будет цена инцидентов.

Александр Петров – руководитель направления сервисов печати группы компаний SoftlineФото предоставлено ГК Softline

«В условиях, когда каждый сэкономленный рубль ценится так же высоко, как заработанный, заказчики стали гораздо внимательнее относиться к издержкам и искать способы их снижения, – отметил руководитель направления сервисов печати группы компаний Softline Александр Петров. – „Бешеные принтеры“ можно обуздать, внедрив с помощью IT-консультанта системы управления печатью либо вообще начав закупать сервис печати у поставщика такой услуги. Предприятия финансового сектора охотнее других принимают новую модель потребления услуг печати. За ними идут госструктуры и телекоммуникационные компании».

КАК УКРОТИТЬ ПРИНТЕР?

Взять под контроль издержки на печать можно двумя способами. Первый – организовать контроль печати, например, авторизация работы с принтером или многофункциональным устройством. Для этих целей подойдут карты, которые используются для доступа в офис. «Печать по карточкам» позволяют контролировать активность использования печатного оборудования конкретным сотрудником. В том случае, если его работа не предполагает постоянного обращения к бумажным документам, это может стать поводом выяснить причину аномальных объемов пользования принтером.

«Мы всегда рекомендуем компаниям информировать коллектив о внедрении таких решений: зная о том, что информация о количестве и содержимом документов будет открыта для непосредственных руководителей и доступна службе безопасности, сотрудник каждый раз будет взвешивать необходимость создания бумажной копии документа или использования техники для печати личных документов», – говорит Петров.

Фото: Ирина Ерохина

Сейчас решения для управления печатью пользуются наибольшей популярностью у крупного бизнеса, для которого потери от неэффективного использования средств печати могут нести десятки миллионов в год – по оценкам эксперта, они занимают порядка 65% в общей структуре продаж.

Второй способ – закупать услугу печати как управляемый сервис у специализированного поставщика. В этом случае заказчик платит только за конкретный отпечаток. Все остальные процессы и задачи – подбор оборудования, подключение и конфигурирование принтеров, пополнение запасов расходных материалов в самом устройстве, устранение неполадок, подмена оборудования в случае неисправности, описание процессов, связанных с печатью и т. д. – берет на себя поставщик услуги. Также поставщик разрабатывает новые политики печати для компании заказчика, распределяет нагрузку на принтеры, внедряет системы контроля печати, чтобы сократить число нецелевых и невостребованных оттисков.

По опыту Softline, в рамках оказания сервиса печати под ключ один отпечаток обходится клиенту примерно в 2 рубля – на 1,5 рубля меньше, чем в случае самостоятельного содержания инфраструктуры и об их обслуживании при аналогичном уровне оказания услуг внутренним заказчикам.

Несколько лет назад решение о передаче управления копировальной техникой на аутсорс приняло руководство Альфа-Банка. Совместный проект с компанией Xerox помог финансовой организации снизить расходы на печать на 47% и установить более прозрачную систему управления расходами на печать. Оптимизация проводилась в центральных и дополнительных офисах, а также операционных кассах банка, что в целом составляет порядка 90 помещений, в которых работают более 6000 человек.

Фото: Ирина Ерохина

ДО 40% ИНСАЙДЕРСКОЙ ИНФОРМАЦИИ ВЫНОСИТСЯ НА БУМАЖНЫХ НОСИТЕЛЯХ…

Помимо очевидной экономии на количестве бумажных документов, управление печатью может снизить вероятность утечки информации. Согласно ряду независимых исследований вендоров, разрабатывающих и внедряющих программные решения по управлению инфраструктурой печати, до 40% инсайдерской информации выносится за пределы компании именно на бумажных носителях.

Решения по управлению печатью позволяют сохранить копию любого документа, отправленного на печать или сканирование, отправить копию в архив, к которому имеет доступ служба безопасности. Инструменты, позволяющие контролировать содержимое документов и сохранять информацию о них, есть и в случае использования услуг аутсорсинга печати.

«В моей практике были реальные примеры, когда использование решения для управления печатью помогло избавить компанию от утечек информации. Одна крупная торговая компания, акции которой размещались на бирже, обратила внимание на необоснованные скачки курса собственных ценных бумаг – до 12 процентов за день, появилось подозрение об утечке информации. Компания внедрила решение MуQ* с функциональностью так называемой теневой копии – копия каждого документа, отправленного в печать, сохранялась в системе в виде pdf-файла с указанием имени пользователя и хранилась на сервере. Таким образом, компании удалось выявить группу инсайдеров и снизить потери на колебаниях курса», – резюмировал Александр Петров.

На правах рекламы

Консультации по теме контроля издержек на печать:

Александр Петров  руководитель направления сервисов печати компании Softline

Тел.: +7 (495) 2320023 ext. 1737
Е-mail: printservices@softline.com

Cледите за новостями компании:

Twitter: twitter.com/Softlinegroup
Facebook: facebook.com/SoftlineCompany


О компании Softline

Компания Softline помогает осуществить цифровую трансформацию бизнеса своим клиентам по всему миру и является для них доверенным партнером и надежным поставщиком передовых информационных технологий и средств кибербезопасности. Softline ведет бизнес в Восточной Европе и Центральной Азии, Латинской Америке и в Юго-Восточной Азии – всего в более чем 50 странах. Партнерские отношения в рамках альянсов с глобальными IT-поставщиками позволяют Softline использовать лучшие практики и наращивать опыт для реализации комплексных проектов на пяти континентах. В 2017 финансовом году выручка группы компаний Softline составила $1,19 миллиарда.

Более подробную информацию о компании Softline можно получить на сайтах: www.softlinegroup.com и www.softline.ru.


MуQ* – транслитерация: майкью

На правах рекламы

Печать
Нашли ошибку в тексте?
Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter
Комментарии (3) Обновить комментарииОбновить комментарии
  • Анонимно
    30.10.2018 08:54

    необходимо отметить, что печатная техника, отработавшая свой ресурс, создает гигантскую помойку. А ведь процесс переработки пластикового отхода до сих пор не заложен в умы - этот мусор всюду

    • Анонимно
      30.10.2018 09:49

      Дополню. Производители оргтехники стараются максимизировать прибыль, отбивая часть затрат на оборудование с помощью нехилой наценки на расходники. Оригинал раза в 2-3 дороже совместимого. При этом наблюдается тенденция снижения количества отпечатков, например картридж НР 12А был расчитан на 2,5 тысячи отпечатков, а его собрат 83А имеет ресурс 1,5 тысячи, хотя оба картриджа рассчитаны на устройства одного класса (SOHO). При этом производитель затрудняет заправку, устанавливая чипы, вводя онлайн-активацию и обнуляя гарантию при использовании заправленного картриджа. В итоге использованные картриджи летят в помойку, а ведь там остатки мелкодисперсного пластика (3-4 мкм).
      В Европе на законодательном уровне запрещено выбрасывать использованные картриджи, их следует сдавать специализированной организации, занимающейся заправкой либо переработкой. При этом принятые 2006 году законы запрещают принуждение пользователя к покупке только новых (OEM) картриджей для своих принтеров.

  • Анонимно
    30.10.2018 20:15

    Подход правильный для компании с четкой регламентацией бизнес процессов
    Но таких рравильных компаний меньше,.
    А без регламента технологию не внедрить.

Оставить комментарий
Анонимно
Все комментарии публикуются только после модерации с задержкой 2-10 минут. Редакция оставляет за собой право отказать в публикации вашего комментария. Правила модерирования
[ x ]

Зарегистрируйтесь на сайте БИЗНЕС Online!

Это даст возможность:

Регистрация

Помогите мне вспомнить пароль